Administrar empleados
Después de añadir sucursales, los empleados pueden añadirse por sucursal. En la barra de herramientas encontrarás un interruptor para cambiar entre sucursales.
Añadir manualmente
El administrador puede añadir empleados uno por uno usando el botón más en la barra de herramientas.
Añadir empleados mediante un archivo csv
Los empleados pueden subirse mediante una lista csv. La lista debe tener 5 columnas para nombre, segundo apellido (si aplica), apellido, correo electrónico y función. La lista no debe contener encabezados de columna.
La columna con la dirección de correo es importante. Si un empleado se sube a múltiples sucursales, los registros se combinarán en función de la dirección de correo. El empleado quedará vinculado a varias sucursales.
Crear empleados mediante listas blancas de dominios
Los empleados también pueden crearse automáticamente al certificar dominios en la lista blanca. Cuando un empleado inicie sesión con una dirección de correo perteneciente a un dominio en la lista blanca, se creará automáticamente una cuenta para él y se vinculará a la sucursal correcta. Esto ahorra tiempo, ya que el administrador no tiene que crear una cuenta para cada empleado.
Vea más información en Administrar dominios.
Editar empleado
El empleado puede editarse haciendo clic en “Editar” en Acciones.
El empleado está vinculado a una sucursal principal y puede estar vinculado a varias sucursales. La sucursal principal del empleado siempre debe figurar en la lista de sucursales vinculadas. Pueden seleccionarse varias sucursales. El empleado puede cambiar su sucursal principal en su cuenta. Las opciones disponibles provienen de la lista de sucursales.
A cada empleado se le puede configurar la propiedad "¿Es instructor?" como "Sí" o "No". Esto determina los permisos de acceso del empleado dentro del sistema. Solo los empleados marcados como instructores pueden seleccionar el elemento de menú 'Grupos' y gestionar los grupos de instrucción.
También se puede actualizar el estado de inicio de sesión de un empleado. El empleado puede desactivarse.
Creación de cuentas
Las cuentas se crean automáticamente tras el primer intento de inicio de sesión exitoso. Durante la creación de cuentas se añaden tokens en el servidor que determinan el rol básico. Los roles predeterminados son:
- Empleado (sí/no): se establece en "sí" cuando la dirección de correo coincide con una dirección de correo en la lista de empleados.
- Admin de sucursal (sí/no): suele establecerse inicialmente en "no".
- Admin de entorno (sí/no): suele establecerse inicialmente en "no".
- Super Admin (sí/no): suele establecerse inicialmente en "no".
Estos tokens se vinculan posteriormente a Permisos. Los permisos los configura el administrador (p. ej., Admin de Entorno o Super Admin). Aquí se define qué derechos se conceden por rol.
Para los empleados hay una opción para cambiar el tipo de cuenta de "Federated" (p. ej. inicio de sesión de Microsoft/Google) a "Correo electrónico/contraseña". Esta opción solo está disponible al editar un registro de empleado, y si el empleado aún no tiene una cuenta activa.
Si se selecciona esta opción, se creará una cuenta de correo electrónico/contraseña para el empleado para que pueda iniciar sesión. Sin embargo, esta opción de inicio de sesión debe estar disponible en el entorno, y generalmente se desaconseja frente al inicio de sesión federado.
Eliminación de un empleado
Al eliminar un empleado hay varias opciones:
- El empleado nunca ha iniciado sesión y, por lo tanto, no tiene cuenta
- El empleado tiene una cuenta y está asignado a varias sucursales
- El empleado tiene una cuenta y está asignado a solo 1 sucursal
El empleado no tiene cuenta
Si el empleado no tiene cuenta, se eliminará el registro del empleado. Dado que no hay cuenta ni datos, no es necesario hacer nada más.
El empleado tiene una cuenta y está asignado a varias sucursales
Si el empleado se elimina de una sucursal, esa sucursal se eliminará de las sucursales vinculadas y el empleado desaparecerá del listado de empleados de esa sucursal. Sin embargo, el registro y la cuenta correspondiente seguirán existiendo. El empleado sigue activo en una o varias sucursales.
El empleado tiene una cuenta y está asignado a solo 1 sucursal
Si se elimina al empleado de la única sucursal en la que está activo, el registro del empleado se pondrá en inactivo. La cuenta y todos sus datos seguirán existiendo, pero el empleado ya no podrá iniciar sesión. Para eliminar definitivamente al empleado, debe eliminarse la cuenta.
Eliminación de cuenta
Al eliminar una cuenta se realizan automáticamente los siguientes pasos:
- Se eliminan chats y mensajes de chat
- Se eliminan archivos y documentos relacionados
- El registro del empleado o usuario se elimina
- El registro de la cuenta se elimina definitivamente de Firebase
Plazo de retención para empleados
Los empleados se eliminan automáticamente tras expirar el periodo de retención configurado en el entorno. El valor predeterminado cumple con la política de empresa y requisitos legales (p. ej. 8 años después de la baja).
Ver la app como empleado
Los administradores de administración y de entorno pueden ver la app temporalmente desde la perspectiva de un empleado. Esto es útil para comprobar la interfaz o para ayudar a los empleados con preguntas.
Activar:
- Ir a Perfil en el menú de perfil
- Abrir la pestaña Vista de rol
- Activar el interruptor Ver como empleado
Qué cambia:
Durante la simulación verá la app exactamente como la ve un empleado. Los menús de administrador y las funciones de gestión están ocultos.
Desactivar:
Hacer clic en la insignia Como empleado en la barra de herramientas, o desactivar el interruptor en la pestaña Cuenta.
Sus derechos reales no cambian. La simulación solo afecta a la visualización.