Medarbejdere administreres
Efter tilføjelse af lokationer kan medarbejdere tilføjes per lokation. I værktøjslinjen finder du en switch for at skifte mellem lokationer.
Tilføjelse manuelt
Forvalteren kan tilføje medarbejdere én ad gangen ved hjælp af pluss-knappen i værktøjslinjen.
Tilføjelse af medarbejdere via en csv-fil
Medarbejdere kanuploades via en csv-liste. Listen skal have 5 kolonner til fornavn, mellemnavn, efternavn, e-mailadresse og funktion. Listen må ikke indeholde kolonneoverskrifter.
Kolonnen med e-mailadressen er vigtig. Hvis en medarbejder uploades til flere lokationer, vil posterne blive sammenfattet ud fra e-mailadressen. En medarbejder bliver dermed tilknyttet flere lokationer.
Oprettelse af medarbejdere via domæner, der hvidlistes
Medarbejdere kan også automatisk oprettes ved at hvidliste domæner. Når en medarbejder logger ind med en e-mailadresse, der tilhører et hvide-listet domæne, oprettes der automatisk en konto for dem og tilknyttes den rette lokation. Dette sparer tid, fordi forvalteren ikke behøver at oprette en konto for hver medarbejder.
Se mere information i Domeiner administreres.
Redigering af medarbejder
Medarbejderen kan redigeres ved at klikke på Handlinger og vælge "Rediger".
Medarbejderen er tilknyttet en hovedlokation og kan tilknyttes flere lokationer. Medarbejderens hovedlokation skal altid være i listen over tilknyttede lokationer. Der kan vælges flere lokationer. Medarbejderen kan ændre sin hovedlokation i sin konto. De tilgængelige muligheder kommer derefter fra listen over lokationer.
For hver medarbejder kan egenskaben "Er instruktør?" sættes til "Ja" eller "Nej". Dette bestemmer medarbejderens adgangsrettigheder i systemet. Kun medarbejdere mærket som instruktør kan vælge menupunktet 'Grupper' og administrere instruktionsgrupper.
Indlogningsstatus for en medarbejder kan også opdateres. Medarbejderen kan sættes til inaktiv.
Oprettelse af konti
Konti oprettes automatisk efter et vellykket første login. Under oprettelsen af konti tilføjes tokens på serveren, som bestemmer grundlæggende rolle. Standardrollerne er:
- Medarbejder (ja/nej): sættes til "ja" hvis e-mailadressen stemmer overens med en e-mail på medarbejderlisten.
- Lokation Admin (ja/nej): sættes indledningsvis normalt til "nej".
- Miljø Admin (ja/nej): sættes indledningsvis normalt til "nej".
- Super Admin (ja/nej): sættes indledningsvis normalt til "nej".
Disse tokens tilknyttes senere rettigheder (Permissions). Rettighederne indstilles af forvalteren (f.eks. Miljø Admin eller Super Admin). Her fastlægger forvalteren, hvilke rettigheder der tildeles per rolle.
For medarbejdere er der en mulighed for at ændre kontotypen fra "Federated" (f.eks. Microsoft/Google login) til "Email/password". Denne mulighed er kun tilgængelig ved redigering af en medarbejderpost, og hvis medarbejderen endnu ikke har en aktiv konto.
Hvis denne mulighed vælges, oprettes der en email/password-konto til medarbejderen, så han/hun kan logge ind. Dog kræver dette, at denne loginmetode er tilgængelig i miljøet, og det anbefales generelt ikke frem for federated login.
Fjernelse af en medarbejder
Ved sletning af en medarbejder er der flere muligheder:
- Medarbejderen har aldrig logget ind og har derfor ingen konto
- Medarbejderen har en konto og er tilknyttet flere lokationer
- Medarbejderen har en konto og er tilknyttet kun 1 lokation
Medarbejder har ingen konto
Hvis medarbejderen ikke har en konto, fjernes medarbejder-posten. Da der ikke er konto og heller ingen data, er der ikke behov for yderligere handling.
Medarbejder har en konto og er tilknyttet flere lokationer
Hvis medarbejderen slettes fra en lokation, fjernes denne lokation fra de tilknyttede lokationer, og medarbejderen forsvinder fra oversigten over medarbejdere ved den pågældende lokation. Posten består dog stadig, og den relaterede konto. Medarbejderen er jo stadig aktiv ved en eller flere lokationer.
Medarbejder har en konto og er tilknyttet kun 1 lokation
Hvis medarbejderen slettes fra den eneste lokation, hvor han/hun er aktiv, sættes medarbejderposten til inaktiv. Kontoen og alle dataene forbliver, men medarbejderen kan ikke længere logge ind. For at slette medarbejderen helt, skal kontoen slettes.
Sletning af konto
Ved sletning af en konto udføres følgende trin automatisk:
- Chats og chatbeskeder slettes
- Filer og relaterede dokumenter slettes
- Medarbejder- eller brugerkonto slettes
- Konto-posten slettes endeligt fra Firebase
Bevaringsperiode for medarbejdere
Medarbejdere slettes automatisk efter bevaringsperioden, der er sat i miljøet. Standard er i overensstemmelse med virksomhedspolitik og lovgivningskrav (f.eks. 8 år efter fyring).
Se appen som medarbejder
Bestyrelses-admins og miljø-admins kan midlertidigt se appen fra en medarbejders synspunkt. Dette er nyttigt til at kontrollere grænsefladen eller hjælpe medarbejdere med spørgsmål.
Aktivering:
- Gå til Profil i profilmenuen
- Åbn fanen Rollevisning
- Slå kontakten Vis som medarbejder til
Hvad der ændres:
Under simuleringen ser du appen præcis som en medarbejder. Admin-menuer og administrationsfunktioner er skjult.
Deaktivering:
Klik på mærket Som medarbejder i værktøjslinjen, eller slå kontakten i fanen Konto fra.
Dine faktiske rettigheder forbliver uændrede. Simuleringen påvirker kun visningen.