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Mitarbeiter verwalten

Nach dem Hinzufügen von Standorten können Mitarbeiter pro Standort hinzugefügt werden. In der Toolbar befindet sich ein Schalter zum Wechseln zwischen Standorten.

Manuell hinzufügen​

Der Administrator kann Mitarbeiter einzeln mithilfe der Plus-Taste in der Toolbar hinzufügen.

Mitarbeiter über eine CSV-Datei hinzufügen​

Mitarbeiter können über eine CSV-Liste hochgeladen werden. Die Liste muss 5 Spalten für Vorname, Zwischenname, Nachname, E-Mail-Adresse und Funktion enthalten. Die Liste darf keine Spaltenköpfe enthalten.

Die Spalte mit der E-Mail-Adresse ist wichtig. Wenn ein Mitarbeiter für mehrere Standorte hochgeladen wird, werden die Datensätze basierend auf der E-Mail-Adresse zusammengeführt. Ein Mitarbeiter wird dann mit mehreren Standorten verknüpft.

Mitarbeiter durch Whitelisting von Domains erstellen​

Mitarbeiter können auch automatisch erstellt werden, indem Domains gewhitelistet werden. Wenn sich ein Mitarbeiter mit einer E-Mail-Adresse anmeldet, die zu einer gewhitelisteten Domain gehört, wird automatisch ein Konto für ihn erstellt und mit dem richtigen Standort verknüpft. Dies spart Zeit, da der Administrator nicht für jeden Mitarbeiter ein Konto erstellen muss.

Weitere Informationen finden Sie unter Domains verwalten.

Mitarbeiter bearbeiten​

Der Mitarbeiter kann bearbeitet werden, indem bei Aktionen auf "Bearbeiten" geklickt wird.

Der Mitarbeiter ist mit einem Hauptstandort verknüpft und kann mit mehreren Standorten verknüpft werden. Der Hauptstandort des Mitarbeiters muss immer in der Liste der verknüpften Standorte stehen. Es können mehrere Standorte ausgewählt werden. Der Mitarbeiter kann seinen Hauptstandort in seinem Konto ändern. Die verfügbaren Optionen stammen dann aus der Liste der Standorte.

Bei jedem Mitarbeiter kann die Eigenschaft "Ist Instruktor?" auf "Ja" oder "Nein" gesetzt werden. Dies bestimmt die Zugriffsrechte des Mitarbeiters im System. Nur Mitarbeiter, die als Instruktoren markiert sind, können das Menüelement 'Gruppen' auswählen und Instruktionsgruppen verwalten.

Auch der Anmeldestatus eines Mitarbeiters kann aktualisiert werden. Der Mitarbeiter kann deaktiviert werden.

Erstellen von Konten​

Konten werden automatisch nach einem erfolgreichen ersten Anmeldeversuch erstellt. Beim Erstellen von Konten werden Token auf dem Server hinzugefügt, die die Basisrolle bestimmen. Die Standardrollen sind:

  • Mitarbeiter (ja/nein): wird auf "ja" gesetzt, wenn die E-Mail-Adresse mit einer E-Mail-Adresse in der Mitarbeiterliste übereinstimmt.
  • Standort Admin (ja/nein): wird anfänglich meist auf "nein" gesetzt.
  • Umgebungs Admin (ja/nein): wird anfänglich meist auf "nein" gesetzt.
  • Super Admin (ja/nein): wird anfänglich meist auf "nein" gesetzt.

Diese Token werden später mit Berechtigungen verknüpft. Berechtigungen werden vom Administrator (z.B. Umgebungs Admin oder Super Admin) festgelegt. Dabei legt der Administrator fest, welche Rechte pro Rolle zugewiesen werden.

Bei Mitarbeitern gibt es eine Option, den Kontotyp von "Federated" (z.B. Microsoft/Google Login) zu "E-Mail/Passwort" zu ändern. Diese Option ist nur beim Bearbeiten eines Mitarbeiter-Datensatzes verfügbar und wenn der Mitarbeiter noch kein aktives Konto hat.

Wenn diese Option ausgewählt wird, wird ein E-Mail/Passwort-Konto für den Mitarbeiter erstellt, mit dem er sich anmelden kann. Dafür muss diese Anmeldeoption jedoch in der Umgebung verfügbar sein, was im Allgemeinen weniger empfohlen wird als Federated Login.

Löschen eines Mitarbeiters​

Beim Löschen eines Mitarbeiters gibt es mehrere Optionen:

  • Der Mitarbeiter hat sich noch nie angemeldet und hat daher kein Konto
  • Der Mitarbeiter hat ein Konto und ist an mehreren Standorten platziert
  • Der Mitarbeiter hat ein Konto und ist an nur einem Standort platziert

Mitarbeiter hat kein Konto​

Wenn der Mitarbeiter kein Konto hat, wird der Mitarbeiter-Datensatz gelöscht. Da kein Konto und keine Daten vorhanden sind, muss nichts weiter geschehen.

Mitarbeiter hat ein Konto und ist an mehreren Standorten platziert​

Wenn der Mitarbeiter an einem Standort gelöscht wird, wird dieser Standort aus den verknüpften Standorten entfernt und der Mitarbeiter verschwindet aus der Mitarbeiterübersicht dieses Standorts. Der Datensatz und das zugehörige Konto bleiben jedoch bestehen. Der Mitarbeiter ist schließlich noch an einem oder mehreren Standorten aktiv.

Mitarbeiter hat ein Konto und ist an nur einem Standort platziert​

Wenn der Mitarbeiter an dem einzigen Standort gelöscht wird, an dem er aktiv ist, wird der Mitarbeiter-Datensatz deaktiviert. Das Konto und alle Daten bleiben bestehen, aber der Mitarbeiter kann sich nicht mehr anmelden. Um den Mitarbeiter endgültig zu löschen, muss das Konto gelöscht werden.

Löschen eines Kontos​

Beim Löschen eines Kontos werden folgende Schritte automatisch durchgeführt:

  • Chats und Chatnachrichten werden gelöscht
  • Dateien und zugehörige Dokumente werden gelöscht
  • Der Mitarbeiter- oder Benutzerdatensatz wird gelöscht
  • Der Konto-Datensatz wird endgültig aus Firebase gelöscht

Aufbewahrungsfrist für Mitarbeiter​

Mitarbeiter werden automatisch gelöscht, nachdem die in der Umgebung festgelegte Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist. Der Standardwert entspricht der Unternehmenspolitik und gesetzlichen Anforderungen (z.B. 8 Jahre nach Ausscheiden).