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Gérer les employés

Après avoir ajouté des établissements, les employés peuvent être ajoutés par établissement. Dans la barre d'outils, vous trouverez un interrupteur pour basculer entre les établissements.

Ajout manuel​

L'administrateur peut ajouter des employés un par un en utilisant le bouton plus dans la barre d'outils.

Ajout d'employés via un fichier csv​

Les employés peuvent être importés via une liste csv. La liste doit avoir 5 colonnes pour le prénom, le nom de famille, l'email et la fonction. La liste ne doit pas contenir d'en-têtes de colonnes.

La colonne avec l'adresse email est importante. Si un employé est importé dans plusieurs établissements, les enregistrements seront fusionnés en fonction de l'adresse email. Un employé sera alors lié à plusieurs établissements.

Création d'employés via la mise en liste blanche de domaines​

Les employés peuvent également être créés automatiquement en mettant des domaines en liste blanche. Lorsqu'un employé se connecte avec une adresse email appartenant à un domaine en liste blanche, un compte est automatiquement créé pour lui et lié au bon établissement. Cela fait gagner du temps car l'administrateur n'a pas besoin de créer un compte pour chaque employé.

Voir Gérer les domaines pour plus d'informations.

Modification d'un employé​

L'employé peut être modifié en cliquant sur "Modifier" dans Actions.

L'employé est lié à un établissement principal et peut être lié à plusieurs établissements. L'établissement principal de l'employé doit toujours figurer dans la liste des établissements liés. Plusieurs établissements peuvent être sélectionnés. L'employé peut modifier son établissement principal dans son compte. Les options disponibles proviennent de la liste des établissements.

Pour chaque employé, la propriété "Est-il un instructeur ?" peut être définie sur "Oui" ou "Non". Cela détermine les droits d'accès de l'employé dans le système. Seuls les employés marqués comme instructeurs peuvent sélectionner l'élément de menu 'Groupes' et gérer les groupes d'instruction.

Le statut de connexion d'un employé peut également être mis à jour. L'employé peut être désactivé.

Création de comptes​

Les comptes sont automatiquement créés après une première tentative de connexion réussie. Lors de la création de comptes, des jetons sont ajoutés sur le serveur qui déterminent le rôle de base. Les rôles par défaut sont :

  • Employé (oui/non) : mis sur "oui" si l'adresse email correspond à une adresse email dans la liste des employés.
  • Admin d'établissement (oui/non) : initialement généralement mis sur "non".
  • Admin d'environnement (oui/non) : initialement généralement mis sur "non".
  • Super Admin (oui/non) : initialement généralement mis sur "non".

Ces jetons sont ensuite liés aux Permissions. Les permissions sont définies par l'administrateur (par exemple Admin d'environnement ou Super Admin). Il détermine quels droits sont attribués à chaque rôle.

Pour les employés, il existe une option de modifier le type de compte de "Fédéré" (par ex. connexion Microsoft/Google) à "Email/mot de passe". Cette option n'est disponible que lors de la modification d'un enregistrement d'employé, et si l'employé n'a pas encore de compte actif.

Si cette option est sélectionnée, un compte email/mot de passe est créé pour l'employé avec lequel il peut se connecter. Cependant, cette option de connexion doit être disponible dans l'environnement, et elle est généralement moins recommandée que la connexion fédérée.

Suppression d'un employé​

Lors de la suppression d'un employé, il existe plusieurs options :

  • L'employé ne s'est jamais connecté et n'a donc pas de compte
  • L'employé a un compte et est placé dans plusieurs établissements
  • L'employé a un compte et est placé dans un seul établissement

L'employé n'a pas de compte​

Si l'employé n'a pas de compte, l'enregistrement de l'employé sera supprimé. Comme il n'y a pas de compte ni de données, rien d'autre n'a besoin d'être fait.

L'employé a un compte et est placé dans plusieurs établissements​

Si l'employé est supprimé d'un établissement, cet établissement sera supprimé des établissements liés et l'employé disparaîtra de la vue des employés de cet établissement. Cependant, l'enregistrement et le compte associé continueront d'exister. L'employé est toujours actif dans un ou plusieurs établissements.

L'employé a un compte et est placé dans un seul établissement​

Si l'employé est supprimé du seul établissement où il est actif, l'enregistrement de l'employé sera désactivé. Le compte et toutes les données resteront, mais l'employé ne pourra plus se connecter. Pour supprimer définitivement l'employé, le compte doit être supprimé.

Suppression de compte​

Lors de la suppression d'un compte, les étapes suivantes sont automatiquement effectuées :

  • Les chats et messages de chat sont supprimés
  • Les fichiers et documents associés sont supprimés
  • L'enregistrement de l'employé ou de l'utilisateur est supprimé
  • L'enregistrement du compte est définitivement supprimé de Firebase

Délai de conservation des employés​

Les employés sont automatiquement supprimés après l'expiration du délai de conservation défini dans l'environnement. La valeur par défaut est conforme à la politique de l'entreprise et aux exigences légales (par exemple, 8 ans après la fin de l'emploi).