Ga naar hoofdinhoud

Medewerkers beheren

Na het toevoegen van vestigingen, kunnen de medewerkers per vestiging worden toegevoegd. In de toolbar vind je een switch om te kunnen wisselen tussen vestigingen.

Handmatig toevoegen​

De beheerder kan medewerkers 1 voor 1 toevoegen met behulp van de plus knop in de toolbar.

Medewerkers via een csv bestand toevoegen​

Medewerkers kunnen via een csv lijst worden geupload. De lijst moet 5 kolommen hebben voor voornaam, tussenvoegsel, achternaam, email adres, is leidinggevende (ja of nee) en functie. De lijst mag geen kolomhoofden bevatten.

De kolom met het email adres is belangrijk. Als een medewerker bij meerdere vestigingen wordt geupload, dan zullen de records op basis van het email adres worden samengevoegd. Een medewerker wordt dan gekoppeld aan meerdere vestigingen.

Medewerkers aanmaken via domeinen whitelisten​

Medewerkers kunnen ook automatisch worden aangemaakt door domeinen te whitelisten. Wanneer een medewerker inlogt met een e-mailadres dat behoort tot een gewhitelist domein, wordt er automatisch een account voor hen aangemaakt en gekoppeld aan de juiste vestiging. Dit bespaart tijd omdat de beheerder niet voor iedere medewerker een account hoeft aan te maken.

Zie voor meer informatie Domeinen beheren.

Medewerker bewerken​

De medewerker kan worden bewerkt door bij Acties op "Bewerken" te klikken.

De medewerker is gekoppeld aan een hoofdvestiging en kan worden gekoppeld aan meerdere vestigingen. De hoofdvestiging van de medewerker moet altijd in de lijst van gekoppelde vestigingen staan. Er kunnen wel meerdere vestigingen geselecteerd worden. De medewerker kan zijn hoofdvestiging wijzigen bij zijn account. De beschikbare opties komen dan van de lijst van vestigingen.

Ook kan de inlogstatus van een medewerker worden bijgewerkt. De medewerker kan op non-actief worden gezet.

Aanmaken van accounts​

Accounts worden automatisch aangemaakt na een succesvolle eerste inlog poging. Tijdens het aanmaken van accounts worden tokens toegevoegd op de server die de basisrol bepalen. De standaardrollen zijn:

  • Medewerker (ja/nee): wordt op "ja" gezet als het email adres overeen komt met een email adres op de lijst met medewerkers.
  • Vestiging Admin (ja/nee): wordt initieel meestal op "nee" gezet.
  • Omgeving Admin (ja/nee): wordt initieel meestal op "nee" gezet.
  • Super Admin (ja/nee): wordt initieel meestal op "nee" gezet.

Deze tokens worden later gekoppeld aan Permissies. Permissies worden ingesteld door de beheerder (bijv. Omgeving Admin of Super Admin). Hierin legt de beheerder vast welke rechten er per rol worden toegekend.

Bij medewerkers is er een optie om het account type te wijzigen van "Federated" (bijv. Microsoft/Google login) naar "Email/wachtwoord". Deze optie is alleen beschikbaar bij het bewerken van een medewerker record, en als de medewerker nog geen actief account heeft.

Als deze optie wordt geselecteerd, dan wordt er een email/wachtwoord account aangemaakt voor de medewerker waarmee hij/zij kan inloggen. Echter, hiervoor moet wel deze optie van inloggen beschikbaar zijn op de omgeving, en dit wordt over het algemeen minder aangeraden dan federated login.

Verwijderen van een medewerker​

Bij het verwijderen van een medewerker zijn er een aantal opties:

  • De medewerker heeft nog nooit ingelogd en heeft dus geen account
  • De medewerker heeft een account en is geplaatst bij meerdere vestigingen
  • De medewerker heeft een account en is geplaatst bij slechts 1 vestiging

Medewerker heeft geen account​

Als de medewerker geen account heeft, dan zal het medewerker record worden verwijderd. Aangezien er geen account is en ook geen gegevens, hoeft er verder niets te gebeuren.

Medewerker heeft een account en is geplaatst bij meerdere vestigingen​

Als de medewerker wordt verwijderd bij een vestiging, dan zal deze vestiging worden verwijderd uit de gekoppelde vestigingen en zal de medewerker verdwijnen uit het overzicht van medewerkers bij die vestiging. Echter, het record blijft bestaan en ook het gerelateerde account. De medewerker is immers nog steeds actief bij een of meerdere vestigingen.

Medewerker heeft een account en is geplaatst bij slechts 1 vestiging​

Als de medewerker wordt verwijderd bij de enige vestiging waar hij/zij actief is, dan zal het medewerker record op non-actief worden gezet. Het account en alle gegevens blijven bestaan, maar de medewerker kan niet meer inloggen. Om de medewerker definitief te verwijderen, moet het account worden verwijderd.

Verwijderen van account​

Bij het verwijderen van een account worden de volgende stappen automatisch genomen:

  • Chats en chatberichten worden verwijderd
  • Bestanden en gerelateerde documenten worden verwijderd
  • Het medewerker of gebruikersrecord wordt verwijderd
  • Het account record wordt definitief verwijderd uit Firebase

Bewaartermijn voor medewerkers​

Medewerkers worden automatisch verwijderd na het verlopen van de bewaartermijn die is ingesteld in de omgeving. De default is conform bedrijfsbeleid en wettelijke vereisten (bijv. 8 jaar na uitdiensttreding).