Ansatte administrasjon
Etter å ha lagt til filialer, kan ansatte legges til per filial. I verktøylinjen finner du en bryter for å veksle mellom filialer.
Legg til manuelt
Administratoren kan legge til ansatte én etter én ved å bruke pluss-knappen i verktøylinjen.
Legg til ansatte via en csv-fil
Ansatte kan lastes opp via en csv-liste. Listen må inneholde 5 kolonner for fornavn, mellomnavn, etternavn, e-postadresse og funksjon. Listen må ikke inneholde kolonneoverskrifter.
Kolonnen med e-postadressen er viktig. Hvis en ansatt lastes opp for flere filialer, vil postene slås sammen basert på e-postadressen. En ansatt blir da tilknyttet flere filialer.
Opprett ansatte via domeners hvitliste
Ansatte kan også automatisk opprettes ved å hvitliste domener. Når en ansatt logger inn med en e-postadresse som tilhører et hvitlistet domene, blir det automatisk opprettet en konto for dem og koblet til riktig filial. Dette sparer tid siden administratoren ikke trenger å opprette en konto for hver ansatt.
Se mer informasjon Domenes administrasjon.
Redigere ansatt
Den ansatte kan redigeres ved å klikke på Handlinger og velge «Rediger».
Den ansatte er koblet til en hovedfilial og kan kobles til flere filialer. Hovedfilialen til den ansatte må alltid være inkludert i listen over tilknyttede filialer. Det kan velges flere filialer. Den ansatte kan endre sin hovedfilial i sin konto. Tilgjengelige alternativer kommer fra listen over filialer.
For hver ansatt kan egenskapen "Er Instruktør?" settes til "Ja" eller "Nei". Dette bestemmer ansattes tilgangsrettigheter i systemet. Kun ansatte som er markert som instruktør, kan velge menyen 'Grupper' og administrere instruktørgrupper.
Innses loggstatus for en ansatt kan også oppdateres. Den ansatte kan settes til ikke-aktiv.
Opprette kontoer
Kontoer opprettes automatisk etter et vellykket første innloggingsforsøk. Under opprettelsen av kontoer tilordnes tokens på serveren som bestemmer grunnleggende rolle. Standardrollene er:
- Ansatt (ja/nei): settes til "ja" hvis e-postadressen samsvarer med en e-postadresse på listen over ansatte.
- Filials Admin (ja/nei): initialt vanligvis satt til "nei".
- Miljø Admin (ja/nei): initialt vanligvis satt til "nei".
- Super Admin (ja/nei): initialt vanligvis satt til "nei".
Disse tokenene kobles senere til Tillatelser. Tillatelser settes av administratoren (f.eks. Miljø Admin eller Super Admin). Her bestemmes hvilke rettigheter som tilordnes per rolle.
For ansatte finnes det et alternativ for å endre kontotype fra "Federated" (f.eks. Microsoft/Google innlogging) til "E-post/passord". Dette alternativet er kun tilgjengelig ved redigering av en ansatt-registrering, og hvis den ansatte fortsatt ikke har en aktiv konto.
Hvis dette alternativet velges, opprettes en e-post/passord-konto for den ansatte slik at han/hun kan logge inn. Imidlertid må også dette innloggingsalternativet være tilgjengelig i miljøet, og dette anses generelt som mindre anbefalt enn federated-innlogging.
Fjerne en ansatt
Når en ansatt fjernes, er det flere alternativer:
- Den ansatte har aldri logget inn og har dermed ingen konto
- Den ansatte har en konto og er tilknyttet flere filialer
- Den ansatte har en konto og er tilknyttet kun 1 filial
Ansatt har ingen konto
Hvis den ansatte ikke har noen konto, blir ansatt-registreringen slettet. Siden det ikke finnes noen konto eller data, er ingenting mer å gjøre.
Ansatt har en konto og er tilknyttet flere filialer
Hvis den ansatte fjernes fra en filial, fjernes denne filialen fra tilknyttede filialer og den ansatte forsvinner fra listen over ansatte for den filialen. Registreringen forblir imidlertid og det tilhørende kontoen også. Den ansatte er fortsatt aktiv i en eller flere filialer.
Ansatt har en konto og er tilknyttet kun 1 filial
Hvis den ansatte fjernes fra den eneste filialen der vedkommende er aktiv, settes ansatt-registreringen til inaktiv. Kontoen og alle data forblir, men den ansatte kan ikke logge inn. For å permanent slette den ansatte, må kontoen slettes.
Slette konto
Når en konto slettes, skjer følgende automatisk:
- Chats og chatmeldinger slettes
- Filer og tilhørende dokumenter slettes
- Ansatt- eller brukerkontoen slettes
- Kontoen registreres endelig slettet i Firebase
Bevaringstid for ansatte
Ansatte blir automatisk slettet etter bevaringstiden som er satt i miljøet. Standard er i samsvar med bedriftspolicy og juridiske krav (f.eks. 8 år etter avgang).
Se applikasjonen som ansatt
Administrerende admins og miljøadmins kan midlertidig se appen fra en ansatts perspektiv. Dette er nyttig for å kontrollere grensesnittet eller hjelpe ansatte med spørsmål.
Aktiver:
- Gå til Profil i profilsirkelen
- Åpne fanen Rollvisning
- Slå på bryteren Se som ansatt
Hva som endres:
Under simuleringen ser du appen slik en ansatt ser den. Admin-menyene og administrasjonsfunksjoner er skjult.
Deaktiver:
Klikk på merket Som ansatt i verktøylinjen, eller slå av bryteren i Konto-fanen.
Dine faktiske rettigheter forblir uendret. Simuleringen påvirker kun visningen.