Anställda hanteras
Efter att ha lagt till verksamheter kan anställda läggas till per verksamhet. I verktygsfältet hittar du en växlare för att byta mellan verksamheterna.
Lägg till manuellt
Administratören kan lägga till anställda en åt gången med hjälp av plustecknet i verktygsfältet.
Lägg till anställda via en csv-fil
Anställda kan laddas upp via en csv-lista. Listan måste ha 5 kolumner för förnamn, mellanrum, efternamn, e-postadress och befattning. Listan får INTE innehålla kolumnrubriker.
Kolumnen med e-postadressen är viktig. Om en anställd laddas upp till flera verksamheter kommer posterna att sammanfogas baserat på e-postadressen. En anställd kopplas då till flera verksamheter.
Skapa anställda genom domänvitalistor
Anställda kan också automatiskt skapas genom att vitlista domäner. När en anställd loggar in med en e-postadress som tillhör en vitlistad domän skapas automatiskt ett konto för dem och kopplas till rätt verksamhet. Detta sparar tid eftersom administratören inte behöver skapa ett konto för varje anställd.
Se mer information i Behandla domäner.
Redigera anställd
Anställd kan redigeras genom att klicka på Åtgärder och välja "Redigera".
Anställda är kopplade till en huvudverksamhet och kan kopplas till flera verksamheter. Anställdens huvudverksamhet måste alltid finnas i listan över kopplade verksamheter. Det kan väljas flera verksamheter. Anställdens huvudverksamhet kan ändras i deras konto. Tillgängliga alternativ kommer då från listan över verksamheter.
För varje anställd kan egenskapen "Är instruktör?" ställas in på "Ja" eller "Nej". Detta avgör anställdas behörigheter i systemet. Endast anställda markerade som instruktörer kan välja menyn "Grupper" och hantera instruktionsgrupper.
Inloggningsstatus för en anställd kan också uppdateras. Den anställde kan sättas som inaktiv.
Skapa konton
Konton skapas automatiskt efter ett framgångsrikt första inloggningsförsök. Under kontoskapandet läggs tokens till på servern som bestämmer basrollen. Standardrollerna är:
- Anställd (ja/nej): sätts till "ja" om e-postadressen matchar en e-postadress i listan över anställda.
- Verksamhetsadmin (ja/nej): sätts initialt oftast till "nej".
- Omgivningsadmin (ja/nej): sätts initialt oftast till "nej".
- Superadmin (ja/nej): sätts initialt oftast till "nej".
Dessa tokens kopplas senare till behörigheter. Behörigheter sätts av administratören (t.ex. Omgivningsadmin eller Superadmin). Här anger administratören vilka rättigheter varje roll får.
För anställda finns det ett alternativ att ändra kontotyp från "Federated" (t.ex. Microsoft/Google-inloggning) till "E-post/lösenord". Detta alternativ är endast tillgängligt när man redigerar en anställd post och om den anställde ännu inte har ett aktivt konto.
Om detta alternativ väljs skapas ett e-post/lösenords-konto för den anställde som denne kan logga in med. Dock måste detta inloggningsalternativ vara tillgängligt i miljön, och det rekommenderas generellt oftare att använda federated login än e-post/lösenord.
Ta bort en anställd
När en anställd tas bort finns flera alternativ:
- Anställden har aldrig loggat in och har därför inget konto
- Anställden har ett konto och är tilldelad flera verksamheter
- Anställden har ett konto och är tilldelad endast en verksamhet
Anställd utan konto
Om den anställde inte har något konto tas anställdsregistreringen bort. Eftersom det inte finns något konto eller data behöver inget mer göras.
Anställd med konto och tilldelad till flera verksamheter
Om den anställde tas bort från en verksamhet tas den verksamheten bort från kopplade verksamheter och den anställde försvinner ur översikten över anställda i den verksamheten. Registreringen består dock kvar och det relaterade kontot också. Den anställde är fortfarande aktiv i en eller flera andra verksamheter.
Anställd med konto och tilldelad endast en verksamhet
Om den anställde tas bort från den enda verksamhet där hen är aktiv, sätts anställdsregistreringen till inaktiv. Kontot och all data kvarstår, men den anställde kan inte logga in. För att permanent ta bort den anställde måste kontot tas bort.
Ta bort konto
När ett konto tas bort genomförs följande automatiskt:
- Chats och chatmeddelanden tas bort
- Filer och relaterade dokument tas bort
- Anställdens eller användarens post tas bort
- Konto-posten tas slutgiltigt bort ur Firebase
Bevarandestid för anställda
Anställda tas automatiskt bort när bevarandetid som är inställt i miljön har gått ut. Standard är enligt företagets policy och lagkrav (t.ex. 8 år efter avslutad anställning).
Visa appen som anställd
Styrelseadministratörer och omgivningsadministratörer kan tillfälligt titta på appen ur en anställds synvinkel. Detta är praktiskt för att kontrollera gränssnittet eller hjälpa anställda med frågor.
Aktivera:
- Gå till Profil i profilmenyn
- Öppna fliken Rollvyn
- Slå på växlaren Se som anställd
Vad som ändras:
Under simuleringen ser du appen exakt som en anställd ser den. Admin-menyer och administrativa funktioner är dolda.
Inaktivera:
Klicka på märket Som anställd i verktygsfältet, eller slå av växlaren i kontots flik.
Dina faktiska rättigheter förblir oförändrade. Simuleringen påverkar endast visningen.