Gestione dei dipendenti
Dopo l'aggiunta delle sedi, i dipendenti possono essere aggiunti per ciascuna sede. Nella barra degli strumenti trovi uno switch per cambiare tra le sedi.
Aggiunta manuale
L'amministratore può aggiungere i dipendenti uno per uno utilizzando il pulsante più nella barra degli strumenti.
Aggiungere dipendenti tramite un file csv
I dipendenti possono essere caricati tramite un elenco csv. L'elenco deve avere 5 colonne per nome, secondo nome, cognome, indirizzo email e funzione. L'elenco non deve contenere intestazioni di colonna.
La colonna con l'indirizzo email è importante. Se un dipendente viene caricato per più sedi, i record verranno uniti in base all'indirizzo email. Un dipendente sarà quindi collegato a più sedi.
Creazione dipendenti tramite whitelist di domini
I dipendenti possono essere creati automaticamente whitelistando domini. Quando un dipendente effettua l'accesso con un indirizzo email appartenente a un dominio whitelisted, verrà automaticamente creato un account per lui collegato alla sede corretta. Questo risparmia tempo poiché l'amministratore non deve creare manualmente un account per ogni dipendente.
Vedi per ulteriori informazioni Gestione domini.
Modifica dipendente
Il dipendente può essere modificato cliccando su Azioni > "Modifica".
Il dipendente è associato a una sede principale e può essere collegato a più sedi. La sede principale del dipendente deve sempre comparire nell'elenco delle sedi collegate. Possono essere selezionate più sedi. Il dipendente può modificare la sua sede principale nel suo account. Le opzioni disponibili derivano dall'elenco delle sedi.
Per ogni dipendente è possibile impostare la proprietà "È Istruttore?" su "Sì" o "No". Questo determina i diritti di accesso del dipendente nel sistema. Solo i dipendenti contrassegnati come istruttori possono selezionare la voce di menu 'Gruppi' e gestire i gruppi di istruzione.
È anche possibile aggiornare lo stato di accesso di un dipendente. Il dipendente può essere posto in non attivo.
Creazione degli account
Gli account vengono creati automaticamente dopo un primo accesso riuscito. Durante la creazione degli account vengono aggiunti token sul server che determinano il ruolo di base. I ruoli standard sono:
- ** Dipendente ** (sì/no): viene impostato su "sì" se l'indirizzo email corrisponde a un indirizzo presente nella lista dei dipendenti.
- ** Amministratore sede ** (sì/no): inizialmente di solito impostato su "no".
- ** Amministratore ambiente ** (sì/no): inizialmente di solito impostato su "no".
- ** Super Amministratore ** (sì/no): inizialmente di solito impostato su "no".
Questi token verranno successivamente collegati alle Permessi. I permessi vengono impostati dall'amministratore (per esempio Amministratore ambiente o Super Amministratore). Qui l'amministratore definisce quali diritti vengono assegnati a ogni ruolo.
Per i dipendenti c'è un'opzione per cambiare il tipo di account da "Federated" (ad es. accesso Microsoft/Google) a "Email/password". Quest'opzione è disponibile solo modificando il record di un dipendente, e solo se il dipendente non ha ancora un account attivo.
Se si seleziona questa opzione, verrà creato un account email/password per il dipendente con cui potrà effettuare l'accesso. Tuttavia, questa opzione di accesso è disponibile solo se l'ambiente lo consente, e in genere è meno consigliata rispetto al login federato.
Eliminazione di un dipendente
Quando si elimina un dipendente ci sono alcune opzioni:
- Il dipendente non ha mai effettuato l'accesso e quindi non ha un account
- Il dipendente ha un account ed è assegnato a più sedi
- Il dipendente ha un account ed è assegnato a una sola sede
Dipendente senza account
Se il dipendente non ha un account, verrà eliminato il record del dipendente. Poiché non ci sono account né dati, non è necessario fare altro.
Dipendente con account e assegnato a più sedi
Se il dipendente viene rimosso da una sede, questa sede verrà rimossa dall'elenco delle sedi collegate e il dipendente scomparirà dalla panoramica dei dipendenti per quella sede. Tuttavia, il record rimane e anche l'account correlato. Il dipendente è ancora attivo in una o più sedi.
Dipendente con account e assegnato a solo 1 sede
Se il dipendente viene rimosso dall'unica sede in cui è attivo, il record del dipendente verrà impostato su non attivo. L'account e tutti i dati rimangono, ma il dipendente non potrà più effettuare l'accesso. Per eliminare definitivamente il dipendente, l'account deve essere rimosso.
Eliminazione dell'account
Quando si elimina un account vengono automaticamente eseguite le seguenti operazioni:
- Le chat e i messaggi di chat vengono eliminati
- I file e i documenti correlati vengono eliminati
- Il record del dipendente o dell'utente viene eliminato
- Il record dell'account viene eliminato definitivamente da Firebase
Conservazione dei dati per i dipendenti
I dipendenti vengono eliminati automaticamente al termine del periodo di conservazione impostato nell'ambiente. Il valore predefinito è conforme alle politiche aziendali e ai requisiti legali (ad es. 8 anni dalla cessazione).
Visualizzare l'app come dipendente
Gli amministratori di gestione e gli amministratori di ambiente possono visualizzare temporaneamente l'app dal punto di vista di un dipendente. È utile per controllare l'interfaccia o per aiutare i dipendenti con eventuali domande.
Attivazione:
- Vai su Profilo nel menu del profilo
- Apri la scheda Vista ruolo
- Attiva lo switch Mostra come dipendente
Cosa cambia:
Durante la simulazione vedrai l'app esattamente come la vede un dipendente. I menu di admin e le funzioni di gestione sono nascosti.
Disattivare:
Clicca sull'etichetta Come dipendente nella barra degli strumenti, oppure spegni lo switch nella scheda Account.
I tuoi privilegi reali rimangono invariati. La simulazione influisce solo sulla visualizzazione.