Çalışanları Yönetme
Şubeler eklenince, çalışanlar şubeye göre eklenebilir. Araç çubuğunda şubeler arasında geçiş yapmanızı sağlayan bir anahtar bulunur.
Manuel olarak ekleme
Yönetici, araç çubuğundaki artı düğmesini kullanarak çalışanları tek tek ekleyebilir.
Çalışanları bir csv dosyasıyla ekleme
Çalışanlar bir csv listesi üzerinden yüklenebilir. Liste, önce ad, orta ad, soyad, e-posta adresi ve görev için 5 sütununa sahip olmalıdır. Liste başlık satırı içermemelidir.
E-posta sütunu önemlidir. Bir çalışan birden fazla şubeye yüklenirse, kayıtlar e-posta adresine göre birleştirilir. Böylece çalışan birden çok şubeye bağlı hale gelir.
Alan adları beyaz listeyle oluşturma yoluyla çalışanlar
Çalışanlar, alan adlarını beyaz listeye alarak da otomatik olarak oluşturulabilir. Bir çalışan, beyaz listeye alınmış bir alan adına sahip bir e-posta ile oturum açtığında, otomatik olarak bir hesap oluşturulur ve doğru şubeye bağlanır. Bu, her çalışan için hesap oluşturma işlemi zaman kazandırır.
Daha fazla bilgi için bakınız Domeinen beheren.
Çalışanı düzenleme
Çalışan, İşlemler altında “Düzenle”ye tıklayarak düzenlenebilir.
Çalışan ana bir şubeye bağlıdır ve birden çok şubeye bağlanabilir. Çalışanın ana şubesi her zaman bağlı şubeler listesinde olmalıdır. Birden çok şube seçilebilir. Çalışanın ana şubesi, hesabında değiştirilebilir. Mevcut seçenekler şubelerin listesinden gelecektir.
Her çalışanda “Instructeur mı?” özelliği “Evet” veya “Hayır” olarak ayarlanabilir. Bu, çalışanın sistem içindeki erişim haklarını belirler. Sadece eğitmen olarak işaretlenen çalışanlar, 'Gruplar' menü öğesini seçebilir ve eğitmen gruplarını yönetebilir.
Ayrıca bir çalışanın oturum durumu güncellenebilir. Çalışan pasif hale getirilebilir.
Hesap oluşturma
Hesaplar, başarılı ilk oturum denemesinden sonra otomatik olarak oluşturulur. Hesaplar oluşturulurken sunucuda temel rolü belirleyen tokenlar eklenir. Varsayılan roller şunlar:
- Çalışan (evet/hayır): e-posta adresi, çalışanlar listesindeki bir e-posta adresiyle eşleştiğinde “evet” olarak ayarlanır.
- Şube Admini (evet/hayır): başlangıçta genellikle “hayır” olarak ayarlanır.
- Çevre Admini (evet/hayır): başlangıçta genellikle “hayır” olarak ayarlanır.
- Süper Admin (evet/hayır): başlangıçta genellikle “hayır” olarak ayarlanır.
Bu tokenlar daha sonra Yetkilendirme ile ilişkilendirilir. Yetkilendirme, yönetici (örn. Çevre Admini veya Süper Admin) tarafından ayarlanır. Burada rol başına hangi hakların verileceği belirlenir.
Çalışanlar için hesap türünü “Federated”den (ör. Microsoft/Google oturumu) “Email/şifre”ye değiştirme seçeneği vardır. Bu seçenek sadece bir çalışanın kaydı düzenlenirken ve çalışanın hâlihazırda aktif bir hesabı yoksa kullanılabilir.
Bu seçenek seçildiğinde, çalışanın oturum açabileceği bir e-posta/şifre hesabı oluşturulur. Ancak, bu oturum açma seçeneğinin bulunduğu ortamda etkin olması gerekir ve genelde federated oturum açmaya göre daha az önerilir.
Bir çalışanı silme
Bir çalışan silinirken şu seçenekler vardır:
- Çalışan hiç oturum açmamışsa ve hesabı yoksa
- Çalışanın hesabı var ve birden çok şubeye atanmışsa
- Çalışanın hesabı var ve yalnızca 1 şubeye atanmışsa
Çalışanın hesabı yok
Çalışanda hesap yoksa, çalışan kaydı silinecektir. Hesap ve verileri olmayacağı için başka bir işlem gerekmez.
Çalışanın hesabı var ve birden çok şubeye atanmışsa
Bir şubeden silindiğinde, bu şube bağlı şubelerden çıkarılır ve çalışan bu şubeyle ilişkilendirme görünümünden kaldırılır. Ancak kayıt ve ilgili hesap hâlâ mevcuttur. Çalışan hâlâ bir veya daha fazla şubede aktiftir.
Çalışanın hesabı var ve yalnızca 1 şubeye atanmışsa
Çalışan tek aktifte olduğu şubeden silindiğinde, çalışan kaydı pasif hale getirilir. Hesap ve tüm veriler mevcut kalır, ancak çalışan artık oturum açamaz. Çalışanı kalıcı olarak silmek için hesap silinmelidir.
Hesabı silme
Bir hesabı silerken şu adımlar otomatik olarak gerçekleşir:
- Sohbetler ve sohbet mesajları silinir
- Dosyalar ve ilgili belgeler silinir
- Çalışan veya kullanıcı kaydı silinir
- Hesap kaydı Firebase’den kalıcı olarak kaldırılır
Çalışanlar için saklama süresi
Çalışanlar, ortamda ayarlanan saklama süresi dolduğunda otomatik olarak silinir. Varsayılan, şirket politikası ve yasal gerekliliklere (ör. işten ayrılıktan sonra 8 yıl) uygundur.
Çalışan olarak uygulamayı görüntüleme
Yönetici otoriteleri ve çevre yöneticileri, uygulamayı bir çalışanın bakış açısından geçici olarak görüntüleyebilir. Bu, arayüzü kontrol etmek veya çalışanların sorularına yardımcı olmak için kullanışlıdır.
Etkinleştirme:
- Profil menüsündeki Profile gidin
- Rol Görünümü sekmesini açın
- Çalışan olarak görüntüle anahtarını açık konuma getirin
Değişiklikler:
Simülasyon sırasında uygulama, bir çalışanın gördüğü şekilde tam olarak görünür. Yönetici menüleri ve yönetim işlevleri gizli olur.
Devre dışı bırakma:
Araç çubuğundaki veya Hesap sekmesindeki “Asistan olarak” yazılı rozetine tıklayın ya da hesap sekmesindeki anahtarı kapatın.
Gerçek yetkileriniz değiştirilmez. Simülasyon yalnızca görüntüyü etkiler.