Assistenti di workflow
Gli assistenti di workflow sono una forma avanzata di assistenti AI. Invece di una conversazione completamente aperta, l’impiegato attraversa una serie definita di passaggi guidati dall’AI. Ciò permette di standardizzare e automatizzare processi complessi, multi-passaggi — in modo coerente e ripetibile.
Cos'è un assistente di workflow?
Un assistente di workflow funziona sulla base di un diagramma di flusso visivo con nodi collegati da frecce. Ogni nodo esegue un compito specifico:
| Tipo di nodo | Descrizione |
|---|---|
| Avvio / Fine | Punto di inizio e di fine del workflow |
| Valuta | Analizza il contesto e memorizza informazioni nella memoria del workflow |
| Condizione | Valuta un’espressione e guida il flusso nella direzione corretta |
| LLM | Richiama un modello linguistico per un compito specifico (opzionale: attende input) |
| Approvazione | Pone una domanda sì/no e guida il flusso in base alla risposta |
Lo stato del workflow viene salvato automaticamente dopo ogni passo. Quando l’impiegato fornisce input, il workflow riprende esattamente da dove si era interrotto — anche dopo la chiusura del browser.
Come uso un assistente di workflow?
Avvia una nuova conversazione e scegli un assistente di workflow dall’elenco. L’assistente ti guiderà automaticamente attraverso tutti i passaggi. In alcuni passaggi l’assistente attende la tua risposta; in altri passaggi proseguirà autonomamente.
Sulla destra dell’input della chat vedi il Pulsante Workflow. Cliccalo per aprire un pannello con tutti i passaggi e il loro stato attuale (in attesa, attivo, pronto, in attesa di input, saltato, errore).
Puoi chiudere la chat in qualsiasi momento e riprendere più tardi. Il workflow continua dal punto in cui era stato interrotto.
Esempio: assistente Deep Research
L’assistente Deep Research è un esempio di assistente di workflow disponibile per i dipendenti. Ti guida in un processo di ricerca approfondito:
- Definire l’oggetto — l’AI chiede l’oggetto della ricerca e la profondità desiderata
- Formulare domande di ricerca — l’AI formula domande di ricerca mirate in base all’oggetto
- Eseguire la ricerca — l’AI conduce la ricerca e raccoglie informazioni rilevanti
- Generare rapporto — l’AI redige un rapporto di ricerca strutturato
- Concludere — l’impiegato valuta il rapporto e può porre domande aggiuntive
Creare un assistente di workflow
In qualità di amministratore puoi comporre e pubblicare assistenti di workflow direttamente nell’Area di amministrazione per i dipendenti. Scegli Assistenti → Nuovo assistente → Assistente di workflow. Puoi iniziare con una tela vuota o utilizzare una preset come base.
Impostazioni generali
Quando crei o modifichi un workflow, nel pannello delle impostazioni imposti quanto segue per l’intero workflow:
- ** Modello**: Il modello AI utilizzato in tutte le fasi.
- Strumenti: quali strumenti sono disponibili (ad es. registrazione, ricerca su Internet). Le fasi LLM possono disattivare strumenti abilitati globalmente per ciascuna fase.
- Server MCP: Collegamenti esterni.
- Documenti e immagini: File che le fasi LLM possono consultare.
Creare un nodo di triage
Un nodo di valutazione analizza l’input dell’utente e memorizza valori strutturati nella memoria (ad es. dipartimento, urgenza). Configura:
- Un prompt di sistema che descrive cosa deve essere analizzato.
- Il programma di output: campi con nome e tipo (
string,number,boolean,enum).
I valori memorizzati sono disponibili come state.nome_campo nei nodi di condizione.
Configurare un nodo di condizione
Un nodo di condizione legge la memoria del workflow e indirizza il flusso al passo successivo corretto tramite espressioni CEL:
| Comportamento desiderato | Espressione |
|---|---|
Campo è true | state.approvato == true |
| Campo ha valore | state.dipartimento == "vendite" |
| Soglia numerica | state.priorita > 3 |
Ogni ramo ha una propria connessione al nodo successivo.
Registrazione nei workflow
Attiva lo Strumento di registrazione tramite le impostazioni generali e aggiungi nel prompt di sistema di un passaggio una istruzione per registrare i risultati. L’impiegato vedrà i documenti registrati tramite il pulsante di registrazione (📄) nella barra laterale.
Ripristino della conversazione
Non sei soddisfatto della direzione della conversazione? Usando il pulsante di ripristino su un messaggio precedente puoi riportare il workflow a quel punto. Tutti i messaggi successivi vengono eliminati e il workflow riprende esattamente da quel momento.
Il ripristino è definitivo — i messaggi eliminati non possono essere recuperati.
File e subagent nei workflow
Un workflow può chiedere all’utente di fornire file, ad esempio un documento di origine, modello di valutazione, contratto, documento di policy o modulo compilato. L’utente può caricare un nuovo file o scegliere un file esistente dall’Archivio file. I file aggiunti tramite un modulo di workflow sono disponibili per l’assistente in quella chat, ma non vengono automaticamente selezionati per domande normali in chat.
I nuovi file vengono elaborati prima che il workflow possa procedere in modo affidabile. Se un file obbligatorio è ancora in elaborazione o è fallito, l’utente deve attendere o scegliere/recaricare il file.
Il nodo Subagent esegue la stessa attività in parallelo per più elementi. Usa questo quando un workflow deve elaborare una lista, ad esempio un documento, partecipante, dipendente, cliente, fascicolo o modulo per esecuzione. Il subagent riceve sempre l’elemento corrente in un contesto isolato. Perciò fai riferimenti espliciti all’elemento corrente nei prompt e evita istruzioni che elaborino più elementi contemporaneamente.