Workflow-Assistenten
Workflow-Assistenten sind eine erweiterte Form von KI-Assistenten. Anstatt eines vollständig offenen Gesprächs durchläuft der Mitarbeiter eine definierte Abfolge von Schritten, die vom KI gesteuert werden. Dadurch lassen sich komplexe, mehrstufige Prozesse standardisieren und automatisieren — konsistent und wiederholbar.
Was ist ein Workflow-Assistent?
Ein Workflow-Assistent basiert auf einem visuellen Flussdiagramm aus Knoten, die durch Pfeile verbunden sind. Jeder Knoten führt eine bestimmte Aufgabe aus:
| Knotentyp | Beschreibung |
|---|---|
| Start / Ende | Einstiegs- und Endpunkt des Workflows |
| Auswertung | Analysiert den Kontext und speichert Informationen im Workflow-Speicher |
| Bedingung | Wertet einen Ausdruck aus und leitet den Ablauf in die richtige Richtung |
| LLM | Ruft ein Sprachmodell für eine bestimmte Aufgabe auf (optional: wartet auf Mitarbeitereingabe) |
| Genehmigung | Stellt eine Ja/Nein-Frage und leitet den Ablauf entsprechend |
Der Workflow speichert seinen Zustand automatisch nach jedem Schritt. Wenn der Mitarbeiter eine Eingabe macht, setzt der Workflow genau dort fort, wo er aufgehört hat — auch nach dem Schließen des Browsers.
Wie verwende ich einen Workflow-Assistenten?
Starten Sie ein neues Gespräch und wählen Sie einen Workflow-Assistenten aus der Liste. Der Assistent führt Sie automatisch durch alle Schritte. In einigen Schritten wartet der Assistent auf Ihre Eingabe; in anderen arbeitet er selbstständig weiter.
Auf der rechten Seite der Chat-Eingabe finden Sie die Workflow-Schaltfläche. Ein Klick öffnet ein Bedienfeld mit allen Schritten und ihrem aktuellen Status (ausstehend, aktiv, abgeschlossen, wartet auf Eingabe, übersprungen, Fehler).
Sie können den Chat jederzeit schließen und später fortfahren. Der Workflow setzt dort fort, wo Sie aufgehört haben.
Workflow-Assistent erstellen
Als Administrator können Sie im Admin-Bereich Workflow-Assistenten erstellen und für Mitarbeitende veröffentlichen: Assistenten → Neuer Assistent → Workflow-Assistent. Beginnen Sie mit einer leeren Arbeitsfläche oder verwenden Sie eine Vorlage.
Allgemeine Einstellungen
Beim Erstellen oder Bearbeiten eines Workflows konfiguriert das Einstellungsfeld Folgendes für den gesamten Workflow:
- Modell: Das von allen Schritten verwendete KI-Modell.
- Tools: Welche Tools verfügbar sind (z. B. Aufzeichnung, Internetsuche). LLM-Schritte können global aktivierte Tools pro Schritt deaktivieren.
- MCP-Server: Externe Verbindungen.
- Dokumente und Bilder: Dateien, die LLM-Schritte als Referenz nutzen können.
Einen Triageknoten anlegen
Ein Auswertungs-Knoten analysiert Benutzereingaben und speichert strukturierte Werte im Workflow-Speicher (z. B. abteilung, priorität). Konfigurieren Sie:
- Einen Systemprompt, der beschreibt, was analysiert werden soll.
- Ein Ausgabeschema: Felder mit Name und Typ (
string,number,boolean,enum).
Gespeicherte Werte sind als state.feldname in Bedingungs-Knoten verfügbar.
Einen Bedingungsknoten konfigurieren
Ein Bedingungs-Knoten liest den Workflow-Speicher und leitet den Ablauf über CEL-Ausdrücke weiter:
| Gewünschtes Verhalten | Ausdruck |
|---|---|
Feld ist true | state.genehmigt == true |
| Feld hat Wert | state.abteilung == "vertrieb" |
| Numerische Schwelle | state.priorität > 3 |
Jede Verzweigung hat eine eigene Verbindung zum nächsten Knoten.
Aufzeichnung in Workflows
Aktivieren Sie das Aufzeichnungs-Tool in den allgemeinen Einstellungen und fügen Sie im Systemprompt eines Schritts eine Anweisung hinzu, Ergebnisse zu speichern. Mitarbeitende sehen aufgezeichnete Dokumente über die Aufzeichnungs-Schaltfläche (📄) in der Werkzeugleiste.
Gespräch wiederherstellen
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Beispiel: Deep Research Assistent
Der Deep Research Assistent ist ein Beispiel für einen Workflow-Assistenten, der für Mitarbeiter verfügbar ist. Er begleitet durch einen gründlichen Rechercheprozess:
- Thema festlegen — die KI fragt nach dem Recherchethema und der gewünschten Tiefe
- Suchanfragen formulieren — die KI erstellt gezielte Suchanfragen
- Recherche durchführen — die KI führt die Recherche durch und sammelt relevante Informationen
- Bericht erstellen — die KI schreibt einen strukturierten Recherchebericht
- Abschließen — der Mitarbeiter bewertet den Bericht und kann Folgefragen stellen
Workflow-Assistenten erstellen
Als Administrator können Sie in der Verwaltungsumgebung Workflow-Assistenten für Mitarbeiter erstellen und veröffentlichen. Wählen Sie Assistenten → Neuer Assistent → Workflow-Assistent. Sie können mit einer leeren Arbeitsfläche beginnen oder eine bestehende Vorlage als Ausgangspunkt verwenden.
Gespräch wiederherstellen
Sind Sie mit der Richtung des Gesprächs nicht zufrieden? Über die Wiederherstellungsschaltfläche bei einer früheren Nachricht können Sie den Workflow auf diesen Punkt zurücksetzen. Alle Nachrichten danach werden gelöscht und der Workflow setzt von genau diesem Moment an fort.
Die Wiederherstellung ist endgültig — die gelöschten Nachrichten können nicht wiederhergestellt werden.