Workflow assistenten
Workflow assistenten zijn een geavanceerde vorm van AI-assistenten. In plaats van een volledig open gesprek, doorloopt de medewerker een gedefinieerde reeks stappen aangestuurd door de AI. Dit maakt het mogelijk om complexe, meerstaps-processen te standaardiseren en te automatiseren — consistent en herhaalbaar.
Wat is een workflow assistent?
Een workflow assistent werkt op basis van een visueel stroomschema van knooppunten die zijn verbonden met pijlen. Elke knoop voert een specifieke taak uit:
| Type knoop | Beschrijving |
|---|---|
| Start / Einde | Beginpunt en eindpunt van de workflow |
| Evalueer | Analyseert de context en slaat informatie op in het geheugen van de workflow |
| Conditie | Evalueert een expressie en stuurt de flow in de juiste richting |
| LLM | Roept een taalmodel aan voor een specifieke taak (optioneel: wacht op invoer) |
| Goedkeuring | Stelt een ja/nee-vraag en stuurt de flow op basis van het antwoord |
| Doorverbinden | Verbindt routes zonder AI-taak of zichtbare uitvoer |
| Subagent | Voert dezelfde taak parallel uit voor meerdere items |
De workflow slaat zijn toestand automatisch op na elke stap. Wanneer de medewerker input geeft, pakt de workflow exact op waar het was gebleven — ook na het sluiten van de browser.
Hoe gebruik ik een workflow assistent?
Start een nieuw gesprek en kies een workflow assistent uit de lijst. De assistent begeleidt je automatisch door alle stappen. In sommige stappen wacht de assistent op jouw reactie; in andere stappen werkt hij zelfstandig verder.
Aan de rechterkant van de chat-invoer zie je de Workflow-knop. Klik hierop om een paneel te openen met alle stappen en hun huidige status (wacht, actief, klaar, wacht op invoer, overgeslagen, fout).
Je kunt de chat op elk moment sluiten en later verder gaan. De workflow gaat verder op het punt waar je was gebleven.
Voorbeeld: Deep Research assistent
De Deep Research assistent is een voorbeeld van een workflow assistent die beschikbaar is voor medewerkers. Hij begeleidt bij een grondig onderzoeksproces:
- Onderwerp bepalen — de AI vraagt naar het onderzoeksonderwerp en de gewenste diepgang
- Zoekvragen opstellen — de AI formuleert gerichte zoekvragen op basis van het onderwerp
- Onderzoek uitvoeren — de AI voert het onderzoek uit en verzamelt relevante informatie
- Rapport genereren — de AI schrijft een gestructureerd onderzoeksrapport
- Afronden — de medewerker beoordeelt het rapport en kan aanvullende vragen stellen
Workflow assistent aanmaken
Als beheerder kun je in de beheeromgeving zelf workflow assistenten samenstellen en publiceren voor medewerkers. Kies Assistenten → Nieuwe assistent → Workflow assistent. Je kunt starten met een leeg canvas of een bestaande preset als basis gebruiken.
Workflow assistenten kun je, net als gewone assistenten, delen met gebruikersgroepen en collega's. Bij delen met collega's kan AI-Corporate automatisch een e-mailmelding sturen zodat de ontvangers weten dat de workflow assistent beschikbaar is.
n8n workflow starten
Naast AI-gestuurde workflow assistenten kan AI-Corporate ook een n8n workflow starten via een webhook. Een n8n workflow opent geen chat: zonder velden wordt de webhook direct aangeroepen, met velden opent eerst een formulier. Beheerders maken dit aan via Assistenten → Workflows → Nieuwe n8n workflow.
Lees de volledige uitleg op de pagina n8n workflows.
Algemene instellingen
Bij het aanmaken of bewerken van een workflow stel je in het instellingenpaneel het volgende in voor de hele workflow:
- Model: Het AI-model dat door alle stappen wordt gebruikt.
- Tools: Welke tools beschikbaar zijn (bijv. Vastlegging, Internet zoeken). LLM-stappen kunnen globaal ingeschakelde tools per stap uitzetten.
- MCP servers: Externe koppelingen.
- Documenten en afbeeldingen: Bestanden die LLM-stappen kunnen raadplegen.
Een triage node aanmaken
Een evalueer-node analyseert de invoer van de gebruiker en slaat gestructureerde waarden op in het geheugen (bijv. afdeling, urgentie). Configureer:
- Een systeemprompt die beschrijft wat er geanalyseerd moet worden.
- Het uitvoerschema: velden met naam en type (
string,number,boolean,enum).
De opgeslagen waarden zijn beschikbaar als state.veldnaam in conditie-nodes.
Een conditie node instellen
Een conditie-node leest het workflow-geheugen en stuurt de flow naar de juiste volgende stap via CEL-expressies:
| Gewenst gedrag | Expressie |
|---|---|
Veld is true | state.goedgekeurd == true |
| Veld heeft waarde | state.afdeling == "sales" |
| Numerieke drempel | state.prioriteit > 3 |
Elke branch heeft een eigen verbinding naar de volgende node.
Een doorverbind node gebruiken
Een doorverbind-node voert zelf geen AI-taak uit. De node geeft de workflow alleen door naar de volgende stap. Gebruik deze node om routes overzichtelijk samen te brengen, bijvoorbeeld wanneer een pad een stap overslaat en daarna weer op de hoofdroute moet aansluiten.
Een doorverbind-node moet minimaal één inkomende en één uitgaande verbinding hebben. De node wordt niet als aparte inhoudelijke stap in de workflowvoortgang getoond.
Vastlegging in workflows
Schakel de Vastlegging-tool in via de algemene instellingen en voeg in de systeemprompt van een stap een instructie toe om resultaten vast te leggen. De medewerker ziet de vastgelegde documenten via de Vastlegging-knop (📄) in de werkbalk.
Gesprek herstellen
Ben je niet tevreden met de richting van het gesprek? Via de herstelknop bij een eerder bericht kun je de workflow terugzetten naar dat punt. Alle berichten daarna worden verwijderd en de workflow hervat vanaf dat exacte moment.
Herstellen is definitief — de verwijderde berichten zijn niet meer terug te halen.
Bestanden en subagents in workflows
Een workflow kan de gebruiker vragen om bestanden aan te leveren, bijvoorbeeld een brondocument, beoordelingsmodel, contract, beleidsdocument of ingevuld formulier. De gebruiker kan een nieuw bestand uploaden of een bestaand bestand kiezen uit Bestandsbeheer. Bestanden die via een workflowformulier worden toegevoegd, komen beschikbaar voor de assistent in die chat, maar worden niet automatisch geselecteerd voor gewone chatvragen.
Nieuwe bestanden worden eerst verwerkt voordat de workflow betrouwbaar verder kan. Als een verplicht bestand nog wordt verwerkt of is mislukt, moet de gebruiker wachten of het bestand opnieuw kiezen/uploaden.
De Subagent-node voert dezelfde taak parallel uit voor meerdere items. Gebruik dit wanneer een workflow een lijst moet verwerken, bijvoorbeeld ??n document, deelnemer, medewerker, klant, dossier of formulier per uitvoering. De subagent krijgt steeds het huidige item in een ge?soleerde context. Laat prompts daarom expliciet verwijzen naar het huidige item en voorkom instructies die meerdere items tegelijk verwerken.
