Forlate appen
Hvis en person forlater appen midlertidig, er det lurt å sette kontoen i inaktivitetsmodus.
Til slutt må en konto kanskje også slettes permanent. I henhold til GDPR skal da også alle tilknyttede personopplysninger slettes.
Sletting av en ansatt
Når en ansatt slettes, finnes det noen alternativer:
- Ansatte har aldri logget inn og har dermed ingen konto
- Ansatte har en konto og er del av flere avdelinger/prosjektteam
- Ansatte har en konto og er del av bare 1 avdeling/prosjektteam
Ansatt har ingen konto
Hvis den ansatte ikke har en konto, vil ansatt-registreringen bli slettet. Siden det ikke finnes noen konto og heller ingen data, er det ikke nødvendig å gjøre noe mer.
Ansatt har en konto og er del av flere avdelinger/prosjektteam
Hvis den ansatte slettes fra en avdeling/prosjektteam, vil denne koblingen bli slettet og den ansatte vil forsvinne fra oversikten over ansatte i den avdelingen/prosjektteamet. Registreringen forblir imidlertid, liksom den tilhørende kontoen. Den ansatte er tross alt fortsatt aktiv i en eller flere andre avdelinger/prosjektteam.
Ansatt har en konto og er del av bare 1 avdeling/prosjektteam
Hvis den ansatte slettes fra den eneste avdelingen/prosjektteamet hvor han/hun er aktiv, vil ansatt-registreringen bli satt i inaktivitetsmodus. Kontoen og alle data forblir, men den ansatte kan ikke logge inn. For å slette den ansatte permanent, må kontoen slettes.
Sletting av konto
Når en konto slettes, tas følgende trinn automatisk:
- Chatter og chatmeldinger slettes
- Filer og tilknyttede dokumenter slettes
- Ansatt- eller brukerkonto registreringen slettes
- Konto-registreringen slettes endelig fra Firebase
Avslutning av abonnement
Hvis miljøet må slettes permanent på grunn av slutten av abonnementet, vil AI-Corporate ta de følgende trinnene:
- Alle kontoer i miljøet slettes
- Hele databasen til miljøet slettes
Steg 1 sørger for at alle personopplysninger slettes permanent. Steg 2 sørger for at alle organisasjonsdata, teamstrukturer og innstillinger slettes.