Bevaringsfrister
AI-Corporate tilbyr muligheten til å sette bevaringsfrister per samling. En samling er en samling av tilsvarende data. For eksempel finnes det en samling "Organisasjoner" og en samling "Chats".
For enkelte samlinger finnes ikke denne muligheten. Dette gjelder for data der det ikke er logisk at de automatisk utløper ved en sluttdato, eller hvor andre juridiske bevaringsfrister gjelder.
Innstilling av bevaringsfrister
Organisasjon_admin kan sette bevaringsfrister i miljøet, under avsnittet "Dataretensjon".
Det finnes allerede standardinnstillinger, men disse kan endres per miljø. Eksempler på innstillbare frister:
- prosjektdata, chatter og chatmeldinger slettes etter X måneder
- team- eller prosjektgruppedata slettes årlig eller når prosjektet avsluttes
- bruker- og medarbeiderdata slettes etter X år etter endt ansettelse/kontrakt, i samsvar med GDPR og bedriftspolicy
Hvordan Data Retensjon fungerer
Når et nytt register legges til samlingen, beregnes det umiddelbart en automatisk utløpsdato basert på innstillingene under Dataretensjon.
For eksempel legges en chat til 18. april 2024 og dataretensjon er satt til 3 måneder. Da tildeles posten en utløpsdato på 18. juli 2024.
Vi bruker Firebase TTL policy-funksjonalitet. Firebase oppdager utløpsfeltet og rydder automatisk opp poster som har passert utløpsdatoen. Dette skjer etter omtrent 24 timer etter utløpsdatoen.