Aufbewahrungsfristen
AI-Corporate bietet die Möglichkeit, Aufbewahrungsfristen pro Sammlung festzulegen. Eine Sammlung ist eine Zusammenstellung ähnlicher Daten. So gibt es eine Sammlung "Organisationen" und eine Sammlung "Chats".
Bei einigen Sammlungen ist diese Option nicht verfügbar. Dies ist der Fall bei Daten, bei denen es nicht sinnvoll ist, dass sie automatisch nach einem Enddatum verfallen, oder wo andere gesetzliche Aufbewahrungsfristen gelten.
Festlegen von Aufbewahrungsfristen
Der organisations_admin kann Aufbewahrungsfristen in der Umgebung unter der Rubrik "Data Retention" festlegen.
Es sind bereits Standardwerte eingestellt, aber diese können pro Umgebung geändert werden. Beispiele für einstellbare Fristen:
- Projektdaten, Chats und Chatnachrichten werden nach X Monaten gelöscht
- Team- oder Projektgruppendaten werden jährlich oder nach Projektabschluss gelöscht
- Benutzer- und Mitarbeiterdaten werden X Jahre nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses/Vertrags gelöscht, in Übereinstimmung mit DSGVO und Unternehmenspolitik
Funktionsweise der Datenaufbewahrung
Beim Hinzufügen eines neuen Datensatzes zur Sammlung wird sofort ein automatisches Ablaufdatum basierend auf den Einstellungen in der Datenaufbewahrung berechnet.
Zum Beispiel wird ein Chat am 18. April 2024 hinzugefügt und die Datenaufbewahrung ist auf 3 Monate eingestellt. Dann wird dem Datensatz ein Ablaufdatum von 18. Juli 2024 zugewiesen.
Wir verwenden die Firebase TTL Policy-Funktionalität. Firebase erkennt das Ablaufdatumsfeld und räumt automatisch Datensätze auf, die über das Ablaufdatum hinaus sind. Dies geschieht etwa 24 Stunden nach dem Ablaufdatum.