Bewaartermijnen
AI-Corporate biedt de mogelijkheid om bewaartermijnen in te stellen per collectie. Een collectie is een verzameling van vergelijkbare gegevens. Zo is er een collectie "Organisaties" en een collectie "Chats".
Bij sommige collecties ontbreekt deze optie. Dat is het geval voor gegevens waarbij het niet logisch is dat ze automatisch vervallen na een einddatum, of waar andere wettelijke bewaartermijnen gelden.
Instellen van bewaartermijnen
De organisatie_admin kan bewaartermijnen instellen bij de omgeving, onder het kopje "Data retentie".
Er zijn al defaults ingesteld, maar deze kunnen per omgeving worden gewijzigd. Voorbeelden van instelbare termijnen:
- projectdata, chats en chatberichten worden na X maanden verwijderd
- team- of projectgroepdata wordt jaarlijks of na afloop project verwijderd
- gebruikers en medewerkers data wordt na X jaar na einde dienstverband/contract verwijderd, conform AVG en bedrijfsbeleid
Hoe werkt de Data Retentie
Bij het toevoegen van een nieuw record aan de collectie, wordt direct een automatische vervaldatum berekend op basis van de instellingen bij Data retentie.
Bijvoorbeeld, er wordt een chat toegevoegd op 18 april 2024 en de data retentie staat ingesteld op 3 maanden. Dan wordt er aan het record een vervaldatum toegekend van 18 juli 2024.
We maken gebruik van de Firebase TTL policy functionaliteit. Firebase detecteert het vervaldatum veld en ruimt automatisch records op die voorbij de vervaldatum zijn. Dit gebeurt na ongeveer 24 uur na de vervaldatum.